Cuaca adalah faktor yang tidak bisa dikendalikan, tetapi bisa diantisipasi. Di Indonesia, hujan deras dan petir dapat datang tiba-tiba, terutama pada musim hujan. Acara luar ruangan yang tidak memiliki rencana cuaca berisiko membahayakan pengunjung dan merugikan penyelenggara.
Sesi 1Memantau prakiraan
Pantau prakiraan cuaca dari lembaga meteorologi sejak beberapa minggu sebelum acara, lalu semakin intensif menjelang hari pelaksanaan. Perhatikan peringatan dini cuaca ekstrem.
Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab memantau cuaca selama acara berlangsung.
Sesi 2Tenda dan atap sementara
Siapkan area berteduh yang cukup bagi pengunjung, peralatan listrik, dan panggung. Pastikan tenda dan atap sementara dipasang oleh penyedia berpengalaman, dilengkapi pemberat atau angkur, dan memiliki saluran air agar tidak tergenang.
Atap tenda yang menampung air hujan dapat roboh karena beban berlebih.
Sesi 3Batas angin dan petir
Tetapkan batas kecepatan angin untuk menurunkan layar, spanduk, dan struktur tinggi. Saat petir terdengar dekat, hentikan kegiatan di area terbuka dan arahkan pengunjung ke bangunan atau tempat berlindung yang aman.
Struktur logam tinggi dan area terbuka sangat berisiko saat badai petir.
Sesi 4Prosedur penundaan dan komunikasi
Tentukan sebelumnya siapa yang berwenang menunda atau membatalkan acara, serta kriteria keputusannya. Siapkan pengumuman singkat melalui pengeras suara, layar, dan media sosial.
Cantumkan kebijakan cuaca dan pengembalian dana dalam syarat tiket agar pengunjung memahami sejak awal.